Die digitale Speicherung von Daten ermöglicht es Unternehmen, immer mehr Informationen zu sichern. In den Unternehmen werden somit über die Jahre Daten gesammelt und es entsteht ein Dschungel an Dateien, der keine schnelle Übersicht ermöglicht. Da Speicherplatz sehr günstig ist, wird auch nicht auf die Masse geachtet. In den vergangenen Jahren ist das gespeicherte Datenvolumen daher rasant gestiegen.
Weiterhin fehlen den Unternehmen für ihre Daten festgelegte Prozesse, wann die Daten archiviert oder gelöscht werden – sogenannte Exit-Strategien. Das führt dazu, dass auf jeden Mitarbeiter zwischen 20.000 und 60.000 Dateien im Unternehmen kommen. Dabei sind drei wesentliche Arten von in diesen Dateien gespeicherten Daten zu betrachten:
- Wichtige, weil erfolgskritische Daten
- Überflüssige und doppelte Daten, englisch: auch als ROT-Data (redundant, obsolete, trivial) bezeichnet
- Daten, deren Wert unbekannt ist, auch Dark Data
Erschreckend hoch ist der Anteil an Dark Data in Unternehmen. Durchschnittlich entfallen zwei Drittel der gesamten Daten eines Unternehmens in die Kategorie des Unbekannten. Die Unternehmen wissen nicht, ob es sich dabei um wichtige Daten oder ROT-Data handelt. Zu den überflüssigen und doppelten Daten gehört immer noch jede sechste Datei, sodass auch der Anteil der erfolgskritischen Daten nur bei einem Sechstel liegt.
Professionelle Analyse der Datenberge nötig
Das führt zu erheblichen Problemen im Betriebsalltag. Mitarbeiter müssen sich immer wieder durch zahlreiche Ordner und Dateien klicken, bis sie das richtige Dokument gefunden haben. Gibt es mehrere Versionen von einer Datei, gehören ältere Versionen womöglich zu der Kategorie ROT-Data. Der Mitarbeiter arbeitet dann versehentlich an der falschen Version oder muss erst einmal Zeit opfern. Ebenso können dabei relevante Daten verloren gehen.
Rechtemanagement: Regelung der Zugriffsrechte
Ein verbessertes Rechtemanagement führt nicht nur zu einer höheren Sicherheit, sondern auch zu größerer Effektivität. Wenn die Mitarbeiter nur auf bestimmte Dateien Zugriff haben, finden sie schneller die relevanten Informationen, die sie benötigen. Ein intelligentes Daten- und Rechtemanagement gehen somit Hand in Hand. Obwohl die Unternehmen an Produktivität und Sicherheit interessiert sind, vernachlässigen viele den richtigen Umgang mit Daten und bringen sich um die Vorteile.
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