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Branchenspezifische Telefonanlagen – was ist zu beachten?

2 Min.

Von 
03.11.2016

Branchenspezifische Telefonanlagen erfreuen sich wachsender Beliebtheit, vor allem bei KMU. Sie müssen einfach bedienbar, zukunftssicher und zuverlässig sein. Außerdem müssen sie sich einfach und schnell in die vorhandene EDV integrieren lassen. Gleichzeitig müssen sie aber auch die speziellen Bedürfnisse der jeweiligen Branche erfüllen. Wir schildern am Beispiel einer Telefonanlage für Rechtsanwälte, wie dies funktioniert.

Flexibilität ist gefragt

Eine neue Telefonanlage sollte die verwendeten Kommunikationsmedien der Kanzlei integrieren. Da der Mitarbeiterbestand nicht immer gleichbleibt, sollte die Telefonanlage kostengünstig und einfach erweitert werden können. Im Idealfall ist auch der Anschluss von Home-Office-Arbeitsplätzen möglich. Da für Mandanten eine gute Erreichbarkeit der Kanzlei sehr wichtig ist, muss die branchenspezifische Telefonanlage zuverlässig arbeiten.

Integration in Kanzleisoftware

Die Telefonanlage einer Anwaltskanzlei sollte in die Kanzleisoftware integriert werden können. Außerdem muss es den Mitarbeitern trotz der Installation einer neuen Anlage möglich sein, wie gewohnt ihrem Tagesgeschäft nachzugehen. Auch der Übergang von der alten Telefonanlage zur neuen muss reibungslos erfolgen. Im Idealfall wird der Wechsel überhaupt nicht bemerkt.

Automatische Zentrale

Nicht immer gibt es in einer Kanzlei eine Telefonzentrale, die Anrufe persönlich entgegennimmt. In diesem Fall ersetzt eine automatische Zentrale den Mitarbeiter. Egal ob der Mandant außerhalb der Kanzlei-Öffnungszeiten anruft oder ob alle Leitungen besetzt sind bzw. sich die Mitarbeiter gerade in einer Besprechung befinden, die automatische Telefonzentrale nimmt die Gespräche an. Dabei übernimmt sie gleich mehrere Aufgaben: Sie nimmt die Anrufe entgegen, verkürzt die Wartezeit der Kunden in der Warteschleife und stattet sie mit entsprechenden Informationen aus. Die Ansagen für die automatische Zentrale werden exakt auf die Ansprüche einer Kanzlei ausgerichtet.

Die verschiedenen Möglichkeiten

Bei den Ansagen haben Nutzer die freie Wahl und können ihren Mandanten entweder mitteilen, dass im Moment kein Ansprechpartner verfügbar ist, oder dass sich alle Mitarbeiter derzeit in einer Besprechung befinden. Auf Wunsch erfolgt eine automatische Anrufverteilung an die Nebenstellen der Telefonanlage oder wahlweise auch an externe Telefonanschlüsse. Eine weitere Alternative ist den Anrufer aufzufordern, eine bestimmte Taste am Telefon zu drücken, wodurch der Mandant mit einem entsprechenden Mitarbeiter automatisch verbunden wird.

 
Bild: © istock.com/andresr

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