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Das Wichtigste auf einen Blick
- Geschäftliche Ausgaben sind Betriebsausgaben, die gemäß dem Einkommenssteuergesetz (EstG) alle Ausgaben eines Unternehmens umfassen.
- In Deutschland besteht eine Aufzeichnungspflicht für Betriebsausgaben.
- Schwachstellen und Einsparungsversäumnisse können einem Unternehmen wirtschaftlich und rechtlich schaden.
- Es gibt drei grundlegende Maßnahmen, mit denen Unternehmer mehr Kostenkontrolle über geschäftliche Ausgaben erlangen können.
Was fällt unter geschäftliche Ausgaben?
Diese Betriebsausgaben können versteuert werden
Grundsätzlich unterscheidet man bei den Betriebsausgaben zwischen «uneingeschränkt abzugsfähig«, »beschränkt abzugsfähig« und »nicht abzugsfähig«. Zu den uneingeschränkt-abzugsfähigen Ausgaben gehören Personalkosten, Mieten, Versicherungen, betriebliche Steuern und Reparaturen. Ausgaben, welche nur teilweise abgezogen werden können, sind »freiwillige Ausgaben« wie zum Beispiel Bewirtungskosten und Geschenke an Mitarbeiter. Nicht abzugsfähig sind private Ausgaben, Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Unternehmens sind und Bußgelder sowie Strafzahlungen, die nicht betrieblich veranlasst sind.
Neben den genannten Betriebsausgaben gibt es noch viele mehr, welche ermittelt werden müssen. Alle Ausgaben der drei Kategorien müssen mit Belegen nachweisbar sein. In Deutschland regelt dies die Aufzeichnungspflicht. Unternehmer müssen die Betriebsausgaben detailliert und vollständig dokumentieren muss, um bei Prüfungen durch das Finanzamt nachvollziehbar zu sein und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Die wesentlichen originären steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus folgenden Vorschriften:
- § 143, 144 AO: Aufzeichnung des Wareneingangs und -ausgangs
- 22 UStG: Aufzeichnung der umsatzsteuerlichen Entgelte
- 4 Abs. 3 Satz 5 EStG: Verzeichnis für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Umlaufvermögens
- 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG: Aufzeichnung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG und Poolabschreibung)
- 7 Abs. 2 Satz 3 EStG i. V. m. § 7a Abs. 8 EStG: Verzeichnis der degressiv abgeschriebenen beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
- 6c EStG: Verzeichnis der Wirtschaftsgüter, auf die stille Reserven übertragen werden.
Mehr Sicherheit und Budgettreue dank aktiver Kostenkontrolle
Die Einführung einer aktiven Kostenkontrolle ermöglicht es, finanzielle Ressourcen besser zu verwalten, das Budget einzuhalten und den rechtlichen Rahmenbedingungen gerecht zu werden. Durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Ausgaben bleibt das Unternehmen flexibel und kann auf finanzielle Herausforderungen reagieren. Eine proaktive Herangehensweise stärkt dabei nicht nur die wirtschaftliche Stabilität, sondern auch das Vertrauen von Investoren und Partnern. Die drei grundlegenden Maßnahmen, mit denen Unternehmer mehr Kostenkontrolle über geschäftliche Ausgaben erlangen können, sind:
- Richtlinien implementieren
Klare Richtlinien für Ausgaben gewährleisten Transparenz und Verantwortlichkeit im Unternehmen. Budgetgrenzen für verschiedene Abteilungen und Projekte definieren die finanziellen Spielräume. Alle Mitarbeiter sollten über diese Richtlinien informiert sein, um eine konsistente Anwendung sicherzustellen. Ein Genehmigungsverfahren für größere Ausgaben kann helfen, unnötige Kosten zu vermeiden und die Ausgaben im Rahmen zu halten. Diese Maßnahmen fördern eine strukturierte und kontrollierte Ausgabenpolitik, die zur wirtschaftlichen Stabilität und Effizienz des Unternehmens beiträgt.
- Die richtige Zahlungsform wählen
- Regelmäßige Ausgabenkontrolle
Regelmäßige Ausgabenkontrollen sind entscheidend für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens. Monatliche Berichte, welche alle Ausgaben detailliert auflisten und analysieren, helfen, den Überblick zu behalten. Der Vergleich dieser Berichte mit dem Budget ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Abweichungen und die Ergreifung entsprechender Maßnahmen. Eine kontinuierliche Überwachung der Ausgaben identifiziert Trends und verbessert die Planung zukünftiger Ausgaben. Durch diese systematische Kontrolle können Schwachstellen aufgedeckt und Einsparungspotenziale realisiert werden. Eine strukturierte Ausgabenkontrolle fördert die wirtschaftliche Stabilität und Effizienz, indem finanzielle Ressourcen optimal genutzt werden.
Fazit
Eine effektive Kostenkontrolle ist entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Durch klare Richtlinien, die Wahl geeigneter Zahlungsformen und regelmäßige Ausgabenkontrollen können Schwachstellen identifiziert und Einsparungspotenziale genutzt werden. So bleibt das Unternehmen wirtschaftlich stabil und kann flexibel auf finanzielle Herausforderungen reagieren.
Beitragsbild: Unsplash / Leohoho
