Der Jahresabschluss ist Bestandteil der Rechnungslegung und schließt die Buchführung eines kaufmännischen Geschäftsjahres ab. Insoweit liefert er einen Überblick über den finanziellen Zustand eines Unternehmens und gibt Auskunft über das Geschäftsergebnis sowie das Betriebsvermögen. Die Rechtsgrundlagen für die Aufstellung des Jahresabschlusses finden sich im Wesentlichen im Handelsgesetzbuch (HGB). Wer zum Jahresabschluss verpflichtet ist, welche Funktionen er erfüllt und welche Inhalte er hat – hier sind die wichtigsten Fakten.
Welche Funktionen ein Jahresabschluss erfüllt
Der Jahresabschluss informiert erstens über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens und ist zweitens die Bemessungsgrundlage für die Verteilung des Ergebnisses. Insoweit erfüllt der Jahresabschluss drei verschiedene Funktionen, die Informationsfunktion, die Zahlungsbemessungsfunktion und die Dokumentationsfunktion.
– Durch die Darstellung der Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage zum Stichtag erfüllt der Jahresabschluss eine Informationsfunktion, auf der die künftigen Entscheidungen und Planungen des Unternehmens basieren.
– Der Jahresabschluss hat außerdem eine Zahlungsbemessungsfunktion. Das macht ihn zur Grundlage für die Besteuerung des Unternehmens sowie für Erfolgsbeteiligungen und erfolgsabhängige Auszahlungen, zum Beispiel für Dividenden.
– Der Jahresabschluss erfüllt außerdem eine Dokumentationsfunktion. Er enthält nicht nur finanz- und leistungswirtschaftliche Sachverhalte, sondern dokumentiert auch die in der Buchführung dargestellten Geschäftsvorfälle.
Insgesamt sind die Ergebnisse von Jahresabschlüssen immer auch ein Kriterium für Banken, wenn es um die Beantragung und Bewilligung von Krediten geht.
Wer einen Jahresabschluss erstellen muss
Grundsätzlich gilt, dass alle Kaufleute und Unternehmen, die einer doppelten Buchführungspflicht unterliegen, verpflichtet sind, am Ende eines Geschäftsjahres einen Jahresabschluss zu erstellen. Pflicht zur doppelten Buchführung haben
– Kapitalgesellschaften, nämlich die Aktiengesellschaft (AG), die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Kommanditgesellschaft (KG),
– Personengesellschaften, nämlich die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die offene Handelsgesellschaft (OHG) und die Unternehmergesellschaft (UG) und
– Die Kapitalgesellschaft & Co., nämlich die GmbH & Co. KG, die UG & Co. KG und die AG & Co. KG.
Einzelkaufleute, deren Umsatzerlös an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren unter 600.000 Euro liegt und die nicht mehr als 60.000 Euro Jahresüberschuss erwirtschaftet haben, müssen keinen Jahresabschluss erstellen. Ebenfalls von der Pflicht ausgenommen, einen Jahresabschluss im Sinne des HGB zu erstellen, sind Freiberufler und Kleingewerbetreibende. Sie sind lediglich zu einer einfachen Buchführung und zur Abgabe einer Einnahmen- Überschuss-Rechnung (EÜR) verpflichtet. Kleingewerbetreibende sowie nebenberuflich Selbstständige, deren jährliche Betriebseinnahmen 17.500 Euro im Jahr nicht übersteigen, dürfen eine formlose EÜR beim Finanzamt einreichen. Außerdem sind sie von der Pflicht zur elektronischen Übermittlung freigestellt.
Der Inhalt des handelsrechtlichen Jahresabschlusses
Nach § 242 HGB besteht der handelsrechtliche Jahresabschluss mindestens aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Abhängig von der jeweiligen Rechtsform kommen weitere Bestandteile hinzu:
– Einzelkaufleute: Bilanz (abhängig vom Umsatz) und GuV
– Personengesellschaften: Bilanz und GuV
– Kapitalgesellschaften: Bilanz, GuV und Anhang sowie in bestimmten Fällen ein Lagebericht
– Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften: Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht, Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalspiegel und Segmentberichterstattung (freiwillig)
Der Aufbau eines Jahresabschlusses muss den Grundsätzen einer ordnungsmäßigen Buchführung und Bilanzierung entsprechen sowie klar und übersichtlich strukturiert sein.
Die Vorbereitung des Jahresabschlusses
Um einen Jahresabschluss erstellen zu können, sind zahlreiche vorbereitende Maßnahmen notwendig, zu denen diese vorbereitenden Arbeiten gehören:
– Inventur: Im Rahmen der Inventur wird das Inventar eines Unternehmens ermittelt, das am Ende des Geschäftsjahres in einem Bestandsverzeichnis erfasst wird, unter anderem Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmens.
– Zusammenstellen der Arbeitsunterlagen: Dazu gehören unter anderem Rechnungskopien, Leasingverträge, Spendenquittungen, Handelsregisterauszüge, Gesellschafterverträge sowie Miet- und Pachtverträge
– Sichten der Verträge: Ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses sind Verträge, zum Beispiel Versicherungs- und Kreditverträge.
– Ordnungsmäßige Buchhaltung: Zu einer ordnungsmäßigen Buchhaltung gehört, dass alle Belege korrekt und nachvollziehbar sowie übersichtlich strukturiert sind.
– Wertminderung durch Abschreibung: Anlagen wie Gebäude, Fahrzeuge und Maschinen verlieren mit jedem weiteren Jahr an Wert. Diese Wertminderung taucht im Jahresabschluss als Abschreibung auf, wodurch das Anlagevermögen eines Unternehmens reduziert wird.
– Fahrtenbücher: Fahrtenbücher müssen vollständig, aktuell und sorgfältig geführt sein, um in den Jahresabschluss einfließen zu können.
– Offene Forderungen: Sind Forderungen offen, müssen diese auf Bonität geprüft werden. Sofern bei einigen Fällen das Risiko eines Zahlungsausfalls besteht, werden diese als Einzelwertberichtigung gebucht.
– Gesetzliche und freiwillige Rücklagen: Zum Jahresabschluss gehören auch freiwillige und gesetzlich vorgeschriebene Rücklagen, zum Beispiel Steuern und Pensionen.
Die Umsetzung des Jahresabschlusses
Ein Jahresabschluss wird in mehreren Schritten erstellt:
1. Für den Jahresabschluss müssen alle Unterkonten und Hauptkonten abgeschlossen werden. Dazu werden die Geschäftsvorfälle im Rahmen der Buchhaltung in verschiedene Unterkonten gebucht und beim Jahresabschluss im zugehörigen Hauptkonto zusammengeführt. Ziel ist, die Salden der Konten zu ziehen und in die Bilanz zu übertragen.
2. Was folgt, ist ein Abschlussbericht, in dem alle Anfangs- und Endbestände übersichtlich aufgelistet und nach Erfolgs- und Bestandskonten gegliedert werden.
3. Abschließend wird der Jahresabschluss festgestellt. Das ist ein formaler Akt, der, abhängig von der Rechts- beziehungsweise Unternehmensform, vom Aufsichtsrat, Gesellschafter oder einem anderen Vertreter der Gesellschaft vollzogen wird.
Angesichts dieses immensen Aufwands und aus Gründen der Rechtssicherheit ist es sinnvoll, einen externen Dienstleister zu beauftragen.
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