Mehr Kostenkontrolle über geschäftliche Ausgaben: So behalten Sie den Überblick

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Die Kontrolle geschäftlicher Ausgaben ist für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend. Neben Personalkosten, Mieten und Versicherungen gilt es hier ebenso »indirekte Ausgaben« zu berücksichtigen. Diese müssen genau erfasst und verwaltet werden, um wirtschaftliche Stabilität zu gewährleisten und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Durch gezielte Maßnahmen können Unternehmer Schwachstellen aufdecken und Einsparungspotenziale nutzen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Geschäftliche Ausgaben sind Betriebsausgaben, die gemäß dem Einkommenssteuergesetz (EstG) alle Ausgaben eines Unternehmens umfassen.
• In Deutschland besteht eine Aufzeichnungspflicht für Betriebsausgaben.
• Schwachstellen und Einsparungsversäumnisse können einem Unternehmen wirtschaftlich und rechtlich schaden.
• Es gibt drei grundlegende Maßnahmen, mit denen Unternehmer mehr Kostenkontrolle über geschäftliche Ausgaben erlangen können.

Was fällt unter geschäftliche Ausgaben?

Alle geschäftlichen Ausgaben fallen unter die Rubrik »Betriebsausgaben«. Sie beinhalten alle Kosten, die ein Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit trägt. Dazu zählen Mieten, Gehälter, Bürobedarf, Marketingkosten und vieles mehr. So fallen beispielsweise auch Reisekosten, Kosten für Firmenwagen und Bewirtungsausgaben unter die Rubrik. Gemäß § 4 Abs. 4 EstG sind dies Aufwendungen, welche durch den Betrieb veranlasst sind. Auch Fahrtkosten, Versicherungen und Weiterbildungskosten gehören dazu.  Eine detaillierte Erfassung und Kategorisierung dieser Ausgaben ist essenziell, um die finanzielle Situation des Unternehmens stets im Blick zu behalten und steuerliche Vorteile optimal zu nutzen.

Diese Betriebsausgaben können versteuert werden

Grundsätzlich unterscheidet man bei den Betriebsausgaben zwischen «uneingeschränkt abzugsfähig«, »beschränkt abzugsfähig« und »nicht abzugsfähig«. Zu den uneingeschränkt-abzugsfähigen Ausgaben gehören Personalkosten, Mieten, Versicherungen, betriebliche Steuern und Reparaturen. Ausgaben, welche nur teilweise abgezogen werden können, sind »freiwillige Ausgaben« wie zum Beispiel Bewirtungskosten und Geschenke an Mitarbeiter. Nicht abzugsfähig sind private Ausgaben, Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Unternehmens sind und Bußgelder sowie Strafzahlungen, die nicht betrieblich veranlasst sind.

Neben den genannten Betriebsausgaben gibt es noch viele mehr, welche ermittelt werden müssen. Alle Ausgaben der drei Kategorien müssen mit Belegen nachweisbar sein. In Deutschland regelt dies die Aufzeichnungspflicht. Unternehmer müssen die Betriebsausgaben detailliert und vollständig dokumentieren muss, um bei Prüfungen durch das Finanzamt nachvollziehbar zu sein und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Die wesentlichen originären steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus folgenden Vorschriften:

• § 143, 144 AO: Aufzeichnung des Wareneingangs und -ausgangs
• 22 UStG: Aufzeichnung der umsatzsteuerlichen Entgelte
• 4 Abs. 3 Satz 5 EStG: Verzeichnis für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Umlaufvermögens
• 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG: Aufzeichnung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG und Poolabschreibung)
• 7 Abs. 2 Satz 3 EStG i. V. m. § 7a Abs. 8 EStG: Verzeichnis der degressiv abgeschriebenen beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
• 6c EStG: Verzeichnis der Wirtschaftsgüter, auf die stille Reserven übertragen werden.

Mehr Sicherheit und Budgettreue dank aktiver Kostenkontrolle

Die Einführung einer aktiven Kostenkontrolle ermöglicht es, finanzielle Ressourcen besser zu verwalten, das Budget einzuhalten und den rechtlichen Rahmenbedingungen gerecht zu werden. Durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Ausgaben bleibt das Unternehmen flexibel und kann auf finanzielle Herausforderungen reagieren. Eine proaktive Herangehensweise stärkt dabei nicht nur die wirtschaftliche Stabilität, sondern auch das Vertrauen von Investoren und Partnern. Die drei grundlegenden Maßnahmen, mit denen Unternehmer mehr Kostenkontrolle über geschäftliche Ausgaben erlangen können, sind:

1. Richtlinien implementieren

Klare Richtlinien für Ausgaben gewährleisten Transparenz und Verantwortlichkeit im Unternehmen. Budgetgrenzen für verschiedene Abteilungen und Projekte definieren die finanziellen Spielräume. Alle Mitarbeiter sollten über diese Richtlinien informiert sein, um eine konsistente Anwendung sicherzustellen. Ein Genehmigungsverfahren für größere Ausgaben kann helfen, unnötige Kosten zu vermeiden und die Ausgaben im Rahmen zu halten. Diese Maßnahmen fördern eine strukturierte und kontrollierte Ausgabenpolitik, die zur wirtschaftlichen Stabilität und Effizienz des Unternehmens beiträgt.

2. Die richtige Zahlungsform wählen

Die Wahl der richtigen Zahlungsform kann die Verwaltung der Ausgaben erleichtern und Kosten reduzieren. Eine bewährte Option hierfür ist die Inbetriebnahme von Firmenkreditkarten. Durch diese können Unternehmer Ausgaben besser konsolidieren und von zusätzlichen Versicherungsleistungen profitieren. Digitale Zahlungsmethoden und Online-Banking bieten zudem eine bessere Nachverfolgbarkeit und erleichtern die Buchführung. Eine moderne Alternative zu Firmenkreditkarten sind Prepaid-Firmenkreditkarten, wie die givve® Zahlungskarten. Diese Karten verfügen über keinen Kreditrahmen und funktionieren auf Guthabenbasis, wodurch Unternehmen die volle Kostenkontrolle behalten. Sie können sowohl online als auch offline für Zahlungen sowie für Bargeldabhebungen eingesetzt werden.

3. Regelmäßige Ausgabenkontrolle

Regelmäßige Ausgabenkontrollen sind entscheidend für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens. Monatliche Berichte, welche alle Ausgaben detailliert auflisten und analysieren, helfen, den Überblick zu behalten. Der Vergleich dieser Berichte mit dem Budget ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Abweichungen und die Ergreifung entsprechender Maßnahmen. Eine kontinuierliche Überwachung der Ausgaben identifiziert Trends und verbessert die Planung zukünftiger Ausgaben. Durch diese systematische Kontrolle können Schwachstellen aufgedeckt und Einsparungspotenziale realisiert werden. Eine strukturierte Ausgabenkontrolle fördert die wirtschaftliche Stabilität und Effizienz, indem finanzielle Ressourcen optimal genutzt werden.

Fazit

Eine effektive Kostenkontrolle ist entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Durch klare Richtlinien, die Wahl geeigneter Zahlungsformen und regelmäßige Ausgabenkontrollen können Schwachstellen identifiziert und Einsparungspotenziale genutzt werden. So bleibt das Unternehmen wirtschaftlich stabil und kann flexibel auf finanzielle Herausforderungen reagieren.

Beitragsbild: Unsplash / Leohoho