Buchhaltung für Existenzgründer, Freiberufler und Kleinunternehmer

Laut des Gründerreports der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) sinkt die Zahl der Existenzgründer in Deutschland: Gerade einmal 50 % der Teilnehmer von IHK-Veranstaltungen zum Thema Unternehmensgründung entscheiden sich wirklich für den Schritt in die Selbstständigkeit. Begründet wird dies vor allem mit dem überaus hohen bürokratischen Aufwand, beispielsweise bei der Buchhaltung, den die Gründer als für sich nicht machbar einstufen. Dabei gibt es genug Möglichkeiten, die bei diesen Problemen Abhilfe schaffen.

Was ist Buchführung? 

Die Buchführung erfasst alle Zahlungen eines Unternehmers beziehungsweise Unternehmens. Dazu gehören unter anderem:

• Einnahmen aus dem Verkauf 
• Ausgaben für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• Verbindlichkeiten
• Abschreibungen  
• Investitionen

Buchhaltung für Einzelunternehmer

Die meisten neu gegründeten Unternehmen sind Einzelunternehmen. Dies bedeutet, dass eine Person alleine diesen Betrieb eröffnet sowie anschließend auch führt. Dabei steht ihr kein Team im Bereich der Geschäftsführung zur Seite. Je nachdem wie weit die Gründung fortgeschritten ist, gilt es, Verschiedenes zu beachten: 

Vor der Gründung

Bereits vor dem eigentlichen Aufbau eines Unternehmens können Kosten, die schon im Voraus anfallen, als Betriebsausgaben nach der Gründung geltend gemacht werden können. Das reduziert den zu versteuernden Gewinn des ersten Geschäftsjahres. Wichtig ist, dass alle Belege und Rechnungen gesammelt, ordnungsgemäß notiert und aufbewahrt werden. 

Direkt nach der Gründung

Sobald ihr Unternehmen angemeldet ist und lange bevor die eigentliche Buchführung startet, sendet das Finanzamt einige wichtige Unterlagen. Unter anderem ist der Fragenbogen zur steuerlichen Erfassung enthalten. Nachdem dieser ausgefüllt an das Finanzamt zurückgegangen ist, erhalten Unternehmer entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Letztere kann beantragt werden, wenn eine Rechnungsstellung ins Ausland nötig ist. Um sich im bürokratischen und steuerrechtlichen Dschungel zurechtzufinden, empfiehlt es sich, entweder Hilfe in Form eines Steuerberaters oder einer Steuerberatungssoftware zu holen. Ansonsten kann man sich das nötige Wissen auch selbst aneignen. Dazu empfehlen sich E-Books, die die notwendigen Themen umfassend beleuchten und erklären.

Welche Buchhaltung ist die richtige für das eigene Unternehmen? 

Die Buchführung eines Unternehmens richtet sich in Deutschland nach der Rechtsform sowie dem Jahresumsatz beziehungsweise dem Jahresgewinn. Die Grundlagen unterliegen steuerrechtlichen Zwängen, sodass grundsätzlich für alle Kapitalgesellschaften, Kaufleute und Unternehmen die Buchführungspflicht gilt. Hierbei wird zwischen einfacher und doppelter Buchführung unterschieden:

Doppelte Buchführung

Bei dieser Form der Buchführung muss der Unternehmer beziehungsweise das Unternehmen eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen. Dadurch wird der Gewinn für den Jahresabschluss ermittelt. Alle Geschäftsvorfälle, die die Firma über das Jahr hinweg betreffen, werden registriert. Für Unternehmen, die einen der folgenden Aspekte erfüllen, ist die doppelte Buchführung verpflichtend: 

• Eintragung im Handelsregister
• Entsprechen einer der Rechtsformen OHG, GmbH oder AG 
• Überschreitung der Umsatzgrenze von 600.000 € pro Jahr
• Überschreitung der Gewinngrenze von 600.000 € pro Jahr 

Einfache Buchführung

Im Gegensatz zur doppelten Buchführung ist die einfache Buchführung mit wesentlich weniger Aufwand verbunden. Unternehmer beziehungsweise Unternehmen müssen in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung kurz EÜR ausschließlich ihre Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen. Folgende Einkünfte der Steuerpflichtigen werden aus dieser Gegenüberstellung ermittelt: 

• Einkünfte aus selbstständiger Arbeit (Freiberufler)
• Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb, wenn folgendes zutrifft: 
  • Jahresumsatz beträgt maximal 600.000 € 
  • Jahresgewinn beträgt maximal 60.000 €

Bei dieser Form gilt es zu beachten, dass eine Überschreitung eines Schwellenwertes die zwingende Erstellung einer Bilanz erfordert. In solch einem Fall wird der Betreffende vom Finanzamt benachrichtigt, dass ab dem darauffolgenden Jahr eine Buchführungspflicht vorliegt.

Diese Tabelle fasst die wichtigsten Informationen nochmals zusammen und ermöglicht eine vereinfachte Übersicht: 

Die GoBD

Egal welche Rechtsform das Unternehmen erfüllt und auf welchem Weg die Buchführung erledigt wird, es ist wichtig, dass sich dabei an die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff kurz GoBD gehalten wird. Diese Grundsätze gelten als Vorschrift für alle steuerpflichtigen Geschäftsführer. Sie wurden im Jahr 2015 verfasst und veröffentlicht. Seitdem sorgt das Bundesfinanzministerium für regelmäßige Änderungen, um die GoBD auch im Zuge der Digitalisierung immer auf den neusten Stand zu bringen.

Organisation ist alles

Auch wenn die Gründung eines Unternehmens mit viel bürokratischem Aufwand verbunden ist, kann mit der richtigen Herangehensweise und den zur Verfügung stehenden Hilfsmitteln eine sichere Basis geschaffen werden, die den Grundstein für den eigenen Betrieb bildet. Wenn alle Vorschriften beachtet und Vorgaben umgesetzt werden sowie die Organisation der Buchführung sorgfältig erledigt wird, steht einer gesicherten Zukunft des Unternehmens nichts mehr im Weg.

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